Ako zvládnuť prechod z excelu na informačný systém?

0
41

Kvalitný informačný systém a jeho správne nastavenie dokáže zjednodušiť a zefektívniť všetky procesy vo firme. Ak ste sa už rozhodli, že sa vzdáte neprehľadných excelovských tabuliek, ktoré brzdia akýkoľvek rozvoj firmy, máme pre vás zopár tipov.

Informačný systém na mieru vs. krabicový

Hneď zo začiatku je vhodné si ujasniť typ informačného systému. Na trhu sa môžete stretnúť s dvomi možnosťami – takzvané krabicové systémy a systémy na mieru. Krabicové systémy sú najlacnejším riešením, boli vopred navrhnuté tak, aby rešpektovali požiadavky väčšiny firiem a sú dostupné okamžite. Hlavným problémom krabicových systémov je to, že neumožňujú dodatočné úpravy systému. Firma tak musí prispôsobiť všetky procesy systému.

Informačné systémy na mieru naopak rešpektujú všetky požiadavky konkrétnej firmy. Treba však počítať s tým, že vývoj informačného systému je zdĺhavejší a nákladnejší proces. Preto by ste mali vedieť, čo od systému očakávate. Ak sa rozhodnete pre IS na mieru, získate tak kvalitu, neustálu podporu zo strany dodávateľa a tiež možnosť ďalšieho rozvoja systému. Všetok vynaložený čas a financie sa vám tak vrátia v podobe dobre organizovanej a fungujúcej firmy.

Implementácia systému

Po výbere typu systému a dodávateľa by ste mali mať pripravený súhrn aktuálnych firemných procesov, ktorý poskytnete dodávateľovi. Dodávateľ potom navrhne ich optimalizáciu a stanoví časový harmonogram. Akonáhle bude podnikový informačný systém pripravený, prichádza čas na jeho inštaláciu, zavedenie potrebných údajov a zavedenie dát z pôvodného systému alebo z už spomínaného Excelu. V tejto etape by ste mali zvážiť, ktoré údaje je potrebné do systému vložiť, a ktoré z neho možno vynechať.

Podpora a zaškolenie zamestnancov

Počas procesu implementácie a vývoja informačného systému počítajte s konzultáciami s dodávateľom. Vďaka nim sa tak obaja utvrdíte, že priebeh vývoja sa uberá tým správnym smerom. Ani po zavedení systému však podpora zo strany dodávateľa nekončí. Dodávateľ sa naďalej stará o zaškolenie zamestnancov, správny chod systému a jeho ďalšie úpravy a rozvoj.